5 signes qu’il est temps de déléguer sa facturation
22 h 17.
La tournée est terminée depuis belle lurette. Vous êtes devant votre ordinateur avec, d’un côté , trois ordonnances qui attendent leur tour et, d’un autre, un thé devenu froid sans que vous ayez eu le temps de le boire.
Et là, vous bloquez sur une question :
« Cet AMI, je peux vraiment le cumuler avec cet BSI ? »
Vous cherchez. Encore et encore puis vous revérifiez.
Et vous vous dites que, finalement, personne ne vous avait prévenue que s’installer en libéral impliquait de passer une partie de ses soirées à faire de la facturation.
Parce qu’on ne devient pas infirmière libérale pour ça.
On le devient pour soigner. Pour être indépendante. Pour organiser ses journées autrement. Pour avoir cette relation particulière avec ses patients, celle où l’on finit par connaître leurs habitudes, leurs petits-enfants et même parfois leurs goûts en matière de biscuits.
Mais surtout pas pour devenir experte en télétransmission à 22 h 17.
Pourtant, la facturation est là. Vous pouvez repousser un café, un repas ou même votre série du soir. Une facture, un peu moins.
Et surtout, une erreur de facturation peut très rapidement se transformer en rejet, en retard de paiement et en dossier à reprendre. La CPAM, contrairement à votre patient préféré, n’a pas beaucoup de tolérance pour l’approximation.
Alors comment savoir si vous avez atteint le moment où il serait peut-être plus raisonnable de déléguer ?
1. Vous facturez encore à 22 h
Julia, elle, avait prévu de faire sa facturation entre deux patients. Comme souvent, ça ne s’est pas passé comme prévu.
La tournée a pris du retard. À midi, Julia s’est dit qu’elle ferait ses factures en rentrant.
À 18 h 30, elle est rentrée.
À 20 h, elle avait mangé.
À 21 h, elle a enfin ouvert son logiciel.
Et à 22 h, elle est toujours devant son écran.
Ce soir-là, elle doit reprendre le dossier d’un patient dont l’ordonnance vient d’être renouvelée. Au départ, elle pensait en avoir pour cinq minutes. Évidemment, elle en est déjà à vingt.
Et demain matin, la tournée recommence.
Le problème n’est donc pas que Julia ne sait pas facturer. C’est qu’elle facture quand elle n’a plus d’énergie pour le faire.
Une facture par-ci, un dossier à reprendre par-là, quelques minutes le soir… Pris séparément, ça ne paraît pas énorme. Mais à la fin du mois, ça représente des heures passées devant l’ordinateur alors qu’elle pourrait être en train de faire autre chose.
2. Vous avez un rejet et vous savez qu’il va falloir ressortir tout le dossier
Prenons maintenant Julia. Elle reçoit un rejet sur une facture. Elle ouvre le dossier.
Il faut retrouver l’ordonnance, vérifier les informations du patient, comprendre ce qui a bloqué la transmission et reprendre la facture.
Elle aussi pense que ça va lui prendre cinq minutes. Vingt minutes plus tard, elle est toujours dessus. Et le pire ?Elle sait qu’elle a probablement quatre autres dossiers similaires quelque part.
Un rejet, ce n’est pas forcément compliqué.
Mais le temps passé à les traiter un par un finit par peser lourd quand on en a plusieurs à gérer. Et surtout, tant que le problème n’est pas réglé, la facture reste en attente.
C’est exactement le genre de tâche que l’on repousse facilement quand on a une tournée chargée.
Jusqu’au jour où la liste devient suffisamment longue pour donner envie de fermer l’ordinateur et de faire comme si elle n’existait pas.
3. Vous ne savez plus exactement qui vous doit quoi
À un moment, il faut bien se l’avouer : on ne peut pas tout retenir.
Vous savez qu’il y a des factures en attente. Vous avez vu passer un rejet. Il y a aussi ce patient en tiers payant pour lequel vous n’avez pas encore vérifié le règlement.
Mais lesquels, exactement ?
Vous ouvrez votre logiciel pour regarder et vous vous retrouvez à passer d’un dossier à l’autre en essayant de remettre les choses dans l’ordre.Cette facture-là, elle a été payée ? Celle-ci, c’était un rejet ?
Quand on fait sa facturation entre deux tournées ou le soir après une grosse journée, ce genre de suivi finit bien souvent par passer à la trappe.
On se dit qu’on regardera demain.
Puis demain, il y a autre chose.
Et au bout de quelques semaines, les petites factures en attente deviennent une vraie corvée à rattraper. Le problème, ce n’est pas forcément qu’il y ait beaucoup d’impayés. C’est surtout de ne plus savoir précisément où en sont les dossiers.
Et pourtant, c’est là que ça devient important : une facture envoyée, ce n’est pas encore une facture encaissée.
Si vous devez régulièrement vous poser la question de savoir qui vous doit quoi, c’est probablement que le suivi prend trop de place dans votre quotidien.
4. Vous cotez avec la boule au ventre
Il y a une différence entre vérifier une cotation parce qu’on veut être sûre… et vérifier trois fois la même chose parce qu’on a peur de s’être trompée.
Un AMI par-ci, un BSI par-là, une majoration, un déplacement, une nouvelle ordonnance…
Et cette petite question qui revient : « Je peux vraiment facturer ça comme ça ? »
Alors on ressort la nomenclature. On cherche dans son logiciel. On regarde ce qu’on avait fait la dernière fois. Parce qu’en libéral, une erreur de cotation, ce n’est pas juste une petite case mal cochée. Il faut parfois reprendre le dossier, corriger la facture, gérer un éventuel rejet… et surtout se demander si on n’a pas fait la même erreur sur les dossiers précédents.
Le plus fatigant, finalement, ce n’est pas forcément la cotation elle-même.
C’est le doute.
Si vous passez beaucoup de temps à vérifier vos cotations, ou si vous repoussez certaines facturations parce que vous n’êtes pas sûre de vous, c’est peut-être le signe qu’un accompagnement spécialisé pourrait vous faire gagner du temps et surtout un peu de tranquillité.
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5. Votre activité grandit, mais pas votre temps
Au début, gérer sa facturation soi-même, ça paraît plutôt simple.
Quelques patients, quelques ordonnances, quelques factures à envoyer. On s’en occupe au fur et à mesure et ça roule. Puis l’activité se développe.
Merveilleuse nouvelle.
Sauf que le nombre d’heures dans une journée, lui, n’a pas bougé. Vous avez toujours vos tournées à faire, vos patients à appeler, les imprévus à gérer. Et la facturation, elle, a grandi avec votre activité.
Alors vous commencez à faire comme vous pouvez.
Un peu le soir. Un peu le week-end. Entre deux patients, quand vous avez cinq minutes. Jusqu’au moment où vous réalisez que votre cabinet s’est développé, mais que vous êtes toujours la personne qui doit tout gérer derrière.
Et malheureusement c’est là que ça coince.
Parce que développer son activité ne devrait pas forcément signifier passer davantage de temps devant son ordinateur. Au contraire.
Si votre activité prend de l’ampleur mais que vous avez de moins en moins de temps pour gérer tout ce qui va avec, c’est peut-être le bon moment pour revoir votre organisation.
Votre journée, elle, restera toujours limitée à 24 heures.
Autant choisir ce qu’on met dedans.
Alors, combien de signes avez-vous cochés ? Si c’est au moins deux, il est peut-être temps d’en discuter. Chez Transmedical, la facturation des infirmières libérales est notre métier, pour que le vôtre reste le soin.
